Na de zoveelste migratie van het besturingssysteem bij een hoofdaannemer was de roep om eenduidigheid enorm. De planning werd destijds in Excel gedaan door verschillende teams op diverse locaties. Daarnaast was er altijd discussie over de voortgang van een project, en bleek ook de volledigheid van de benodigde uitvoeringsdocumenten een doorlopend discussiepunt. De vastlegging van de voortgang gebeurde erg versnipperd: de ene keer per mail, de andere keer via WhatsApp en een volgende keer weer mondeling of telefonisch. Door deze wildgroei aan communicatiekanalen werd er snel vergeten iets officieel vast te leggen, wat leidde tot veel onduidelijkheid en vragen over en weer.
De uitdaging
Onze oplossing
Door het ontwikkelen van een op maat gemaakte SaaS-app hebben we dit team van ruim 30 mensen optimaal kunnen faciliteren in de besturing van het onderhanden werk. Dankzij deze applicatie kan een uitvoerder vanaf de bouwplaats direct de laatste updates met betrekking tot de voortgang en planning delen met het kantoor. De werkvoorbereider kan op zijn beurt alle documenten en stukken op één centrale plek delen met alle betrokkenen binnen het project. Hierdoor hebben de planner en de projectleider te allen tijde de juiste projectinformatie beschikbaar om de voortgang nauwkeurig te monitoren en het project succesvol aan te sturen. Verder hebben we een functionaliteit ingebouwd waarmee de gemaakte kosten voor materiaal, materieel en arbeid vanuit de planning direct worden vertaald naar een financiële handeling. Zo blijft het projectteam volledig in de lead en kunnen uitvoerende onderaannemers sneller worden uitbetaald.
Resultaat
Dit heeft geleid tot één uniforme werkwijze (one way of working) binnen een stabiele en betrouwbare omgeving. De voordelen in de praktijk zijn duidelijk: verkorte lijnen in de uitvoering, lagere foutkansen, een efficiëntere interne communicatie en een operationele en financiële planning die altijd up-to-date is. Hierdoor is er een hogere mate van planbetrouwbaarheid gecreëerd. Daarnaast is ook de projectcontroller continu perfect op de hoogte van de status van de lopende projecten, wat een nauwkeurige en tijdige verwerking in de projectadministratie mogelijk maakt.