De manager van een snelgroeiende afdeling van 40 FTE (verdeeld over twee teams van 20 medewerkers, elk met een eigen teamleider) had dringend behoefte aan een helder capaciteitsoverzicht. De verlofregistratie en planning liepen voorheen via losse e-mails en Excel-bestanden. Dit zorgde voor een gebrek aan overzicht bij de teamleiders en de manager. Bovendien was de planning voor de medewerkers zelf totaal niet inzichtelijk, wat leidde tot veel onderlinge vragen en een onduidelijke bezetting.
De uitdaging
Onze oplossing
We hebben een overzichtelijke webapplicatie ontwikkeld, voorzien van een intuïtief dashboard. In dit dashboard is in één oogopslag zichtbaar:
- De actueel beschikbare capaciteit
- Wie er niet inzetbaar is
- De complete verlofplanning per team
Medewerkers kunnen nu eenvoudig via een digitaal formulier hun verlof aanvragen. Deze aanvraag wordt ter beoordeling aangeboden bij de teamleider en vervolgens definitief goedgekeurd door de manager. Zodra het verlof is goedgekeurd, verzendt het systeem automatisch een e-mail naar de personeelsadministratie ten behoeve van de officiële verlofregistratie.
Resultaat
Volledig realtime inzicht in de beschikbare capaciteit van de gehele afdeling. Waar verlof voorheen een onoverzichtelijk proces was van e-mails en handmatige Excel-lijsten, is er nu één centrale en transparante werkomgeving. Medewerkers hebben inzicht in hun aanvragen, teamleiders en de manager sturen op harde data, en de personeelsadministratie wordt foutloos geïnformeerd. Dit voorkomt onderbezetting, vermindert de administratieve druk en levert een flinke tijdbesparing op.