De eigenaar van een technisch installatiebedrijf in de glasvezelbranche krijgt van zijn opdrachtgevers diverse mails met daarin nieuwe opdrachten om storingen bij de eindklant op te lossen. Deze mails zijn voorzien van klantgegevens, adresgegevens en technische informatie. In de oude situatie bekeek de eigenaar de inkomende mail, opende de Excel-bijlage en kopieerde hij de gegevens handmatig per kolom uit de bijlage. Vervolgens ging hij naar zijn eigen Excel-lijst waar de monteurs ook toegang toe hebben, plakte daar de technische gegevens in, ging terug naar de mail om de klantgegevens te kopiëren en plakte deze tot slot ook in de Excel-lijst.
De uitdaging
Onze oplossing
Via een slimme automation faciliteren we de eigenaar in de verwerking van zijn mailbox. Door het automatisch uitlezen van de mail, het herkennen van opdrachten en het extraheren van de benodigde informatie, wordt alles direct gedeeld in de opdrachtenlijst van de monteurs. Hiermee besparen we dit bedrijf vele minuten per opdracht.
Resultaat
Vermenigvuldig de gewonnen minuten per opdracht met het aantal inkomende mails per dag en de besparing op de lange termijn is ineens enorm! Zo kon deze ondernemer door deze investering in procesautomatisering direct besparen op het aannemen van een administratieve kracht.